Femmes Club - Qui sommes-nous?

Règlements généraux

Préambule

Nom
Femmes Club du Bas-Richelieu

Siège social
19, rue Dupré
Sorel-Tracy (Québec) J3P 2K2
Tél. : 450 742-5085

Mission - Buts

Organiser la fête annuelle du 8 mars.
Favoriser la solidarité et la souvenance féminines par des activités sociales, politiques et culturelles axées principalement sur l’histoire et le vécu des femmes du Bas-Richelieu.
Recevoir à l’occasion, diverses formes de contribution, dons ou subventions aux seules fins de réaliser la mission pour laquelle le regroupement est constitué.
Le regroupement poursuivra ses activités sans aucune fin de gains pécuniaires pour ses membres et tous les projets ou autres gains de semblable nature que pourrait faire la personne morale, seront utilisés uniquement pour la poursuite de sa mission.

Regroupement

Désigne l’ensemble des femmes du bureau de direction et les membres réguliers

Fonctionnement

Le regroupement est un organisme à charte, à but non lucratif.
Le regroupement se votera un plan de travail annuel pour atteindre ses objectifs.
Le regroupement est administré par le bureau de direction selon le plan de travail voté en assemblée générale annuelle.

Le Bureau de direction se nommera 4 officières, soit une présidente, une vice-présidente, une secrétaire et une trésorière.

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Membres

Définitions

Membre régulier
Désigne toute personne qui possède une carte de membre en règle au moment de l’assemblée générale annuelle du mois de juin.

Administratrice
Désigne une femme du bureau de direction.

Officière
Désigne la présidente, la vice-présidente, la secrétaire et la trésorière.

Carte de membre

Membre régulier
La personne qui possède la carte annuelle de 10 $, valable du 8 mars de l’année d’achat au 7 mars de l’année suivante.

Membre à vie

Femme ayant occupé un poste au Bureau de direction pendant 2 mandats de 2 ans, consécutifs ou non;
Femme ayant occupé le poste de présidente;
Gagnante du prix annuel Hommage Femmes Club du Bas-Richelieu;
Gracieuseté aux personnalités sélectionnées et honorées par Femmes Club pour leur travail pour la condition féminine;
Remerciement pour commandite de 500 $ et plus.

Membre honoraire
Gracieuseté d’une carte de membre régulier pour avoir été mise en nomination pour le prix Hommage ou pour avoir accepté la présidence d’honneur lors de l’un de nos évènements.

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Bureau de direction

Définition
Désigne le regroupement d'un maximum de 9 femmes élues parmi les membres en règle de Femmes Club à son assemblée générale annuelle du mois de juin. Les 4 officières et les 5 administratrices sont élues parmi ces 9 femmes.

Durée du mandat
Toutes les administratrices sont élues pour un mandat de 2 ans. Les sièges 1, 2, 3, 4 et 8 sont en élection les années paires et les sièges 5, 6, 7 et 9 les années impaires.

Réunion
Le bureau de direction se réunira au moins tous les trois (3) mois en assemblée régulière et, au besoin, mais après avis de convocation d’au moins 48 heures. Chaque femme du bureau de direction sera convoquée personnellement par la secrétaire.

En tout temps, 4 membres peuvent obtenir convocation d’une réunion du bureau de direction en donnant à la présidente un avis écrit signé par elles, indiquant le ou les objets de telle réunion.

Une employée de Femmes Club, lorsqu’il y en a en fonction, est invitée d’office à participer, avec droit de parole mais sans droit de vote, aux réunions du bureau de direction.

Quorum
Le quorum est de 5 personnes.

Absences
Après 3 absences consécutives et non motivées, la membre sera contactée par une membre de l'exécutif pour vérifier ses intentions et ses disponibilités à continuer à assumer ses fonctions.

Réunion annuelle du bureau de direction
La réunion annuelle du bureau de direction se tiendra avant l’assemblée générale annuelle et aura obligatoirement à l’ordre du jour les 3 points suivants :

bilan des activités du 8 mars;
bilan de l’année;
prévisions des activités pour les 12 prochains mois.

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Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle se tiendra en juin de chaque année.

Points obligatoires à l'ordre du jour

Ouverture de l’assemblée et constatation du quorum
Lecture de l’avis de convocation publique
Adoption de l’ordre du jour
Adoption du compte rendu de l’AGA de l’année précédente
Présentation et adoption du rapport de la trésorerie (incluant les décisions concernant la carte de membres – prix, privilèges, etc.)
Présentation et dépôt du rapport financier annuel par l'experte comptable et des recommandations de la vérificatrice
Rapport de la présidente
Ratification des modifications suggérées aux règlements généraux
Adoption du plan de travail de la prochaine année
Élection des nouvelles administratrices
Période de questions
Levée de l’assemblée

Convocation
La convocation sera faite par Communiqué dans les médias et par courriel ou courrier postal pour les membres en règle.

Quorom
Le quorum est constitué des membres présentes.

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Rôle des officières

Présidente

Préside les réunions.
Représente le regroupement dans ses actes officiels.
Ordonne la convocation des réunions.
Signe les chèques conjointement avec la trésorière ainsi que tous les documents officiels du regroupement.
A un droit prépondérant en cas d’égalité des voix, lors des réunions.
Surveille l’exécution des règlements et voit à ce que chacune s’occupe avec soin des devoirs de sa charge.
Surveille les activités générales du regroupement.
Fait partie «ex-officio» de tous les comités.

Vice présidente
Remplace la présidente lors d’absence ou d’incapacité d’agir et exerce à ce moment tous ses pouvoirs.

Secrétaire

Prend les notes et consigne les propositions aux réunions de l’exécutif.
Rédige et lit les comptes rendus des réunions, les signe et les conserve.
Convoque les réunions.
Rédige et expédie la correspondance dont elle doit garder une copie dans les archives.
Classifie selon la méthode établie et conserve toutes les communications.
Donne lecture de tous les documents qui doivent être communiqués aux réunions.
Est responsable des coordonnées des membres, des archives et des communications.
Est responsable du contrôle de la vente des cartes de membres.
Est responsable des services aux membres et au recrutement.

Trésorière

Tient la caisse et la comptabilité à jour dans les registres appropriés.
Signe les chèques conjointement avec la présidente.
Fournit sur demande au Comité exécutif un compte exact des finances du regroupement.
Fait tous les déboursés autorisés par le Comité exécutif.
Dépose à la banque ou à la Caisse, aussitôt que possible, les fonds qu’elle a en main.
Prépare les documents en vue du rapport financier annuel et des prévisions budgétaires pour l'assemblée générale annuelle.

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Composition des comités

Composition
Chaque comité est composé d’un minimum de 3 membres. Il peut s’adjoindre toute personne ressource partageant les valeurs véhiculées par Femmes Club qu’il jugera nécessaire à l’atteinte de ses objectifs.

Règles

Il est autonome dans son fonctionnement mais il doit respecter le budget alloué à l’activité.
L a responsable doit être une administratrice et rendre compte de ses travaux et décisions à la présidente de Femmes Club et à la coordonnatrice de la journée du 8 mars, le cas échéant, lesquelles font rapport au bureau de direction lors des réunions.

Membres des comités AD HOC

Suite à l’adoption du plan de travail annuel, les membres se répartissent les tâches et les responsabilités des divers comités selon leurs affinités, cependant la responsable de chaque comité doit être choisie parmi les administratrices.

Elles doivent se conformer aux directives établies par le Bureau de direction pour leur comité et la responsable doit rendre compte de leurs décisions à la présidente et le cas échéant à la coordonnatrice du 8 mars.

Elles doivent à leur départ du regroupement transmettre à leur successeure tous les documents qui étaient sous leur garde.

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Vote

À toute assemblée des membres, chaque membre a droit à un vote, y compris la présidente.
Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres présents.
En cas d’égalité des voix, la présidente a un second vote prépondérant.

Liquidation

Advenant la liquidation de la personne morale ou la distribution de ses biens, ces derniers seront cédés à une organisation exerçant une activité analogue.

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